En matière d’efficacité personnelle, savoir prioriser est une compétence indispensable à cultiver.

Quels sont les avantages pour un manager à savoir hiérarchiser les priorités ?

Comment faire ?

Quels outils et méthodes utiliser ?

Nous disposons très souvent d’un temps limité pour exécuter un très grand nombre de tâches. Or, être organisé dans son travail est un gage de gain de temps et d’efficacité, sans compter la sérénité d’esprit qui l’accompagne. 

Multitude de tâches, urgences plus ou moins avérées, imprévus… il est parfois difficile pour le manager de sortir la tête du guidon et prendre le recul nécessaire à une gestion adéquate et efficace des choses.

Il lui est donc primordial de savoir faire des choix en se concentrant sur ce qui mérite d’être traité. En d’autres termes “faire les bonnes choses dans le bon ordre” ou bien encore être capable de faire le tri entre les différentes priorités.

Pourquoi prioriser ?

Savoir organiser son travail et hiérarchiser les tâches à accomplir est, en effet, l’une des clés de succès de tout manager – tant pour lui-même que pour toute son équipe, voire toute son entreprise. Être à même de faire le tri parmi les différentes urgences, obligations et autres permet notamment au manager de :

  •  Gaspiller moins de temps : cesser de perdre son temps avec des tâches inutiles ou qui pourraient être déléguées.
  • Diminuer son stress : un esprit organisé est un esprit plus serein.
  • Eviter de procrastiner : prendre à bras le corps et travailler ses mauvaises habitudes.
  •  Gagner en efficacité : éviter de tergiverser pendant des heures pour savoir quelle tâche mettre en priorité, structurer son travail et son fonctionnement.
  •  Être plus disponible pour ses collaborateurs : prioriser pour se dégager du temps et pouvoir être totalement à l’écoute de ses collaborateurs.
  •  Mieux gérer l’imprévu et appréhender le changement :planifier son travail pour conserver une marge de manœuvre réservée aux imprévus et ainsi conduire plus efficacement les transformations.
  • Développer son intelligence émotionnelle : se détacher de ses croyances limitantes ainsi que de tous les sentiments de sape qui minent le travail et déforment notre perception des choses et de leur degré d’importance.

Méthodes et outils pour gérer les priorités

Les grandes lignes d’un travail de priorisation peuvent se tracer ainsi :

  1. Identifier : lister précisément toutes les tâches à accomplir, sans pour le moment y attacher quelque degré d’importance ou d’urgence que ce soit.
  2. Analyser : classer les différents items listés ci-dessus : ce que vous devez faire personnellement, ce que vous pouvez déléguer, ainsi que les délais d’action, urgences et degrés d’importance de chacun.
  3. Agir : une fois les priorités listées, il est essentiel de s’atteler aux plus urgentes rapidement, puis dérouler le plan de priorité comme défini.
  4. Suivre : faire le point régulièrement sur l’avancée des projets et sur l’évolution de l’urgence et/ou des priorités afin d’ajuster votre plan d’action.

    N’oubliez pas de déléguer ce qui peut l’être. Vouloir tout faire n’a pas de sens si vous n’avez pas le temps de tout traiter dans les délais impartis.