Tout le monde est d’accord pour dire que la “réunionite aigue” est une maladie chronique dans les entreprises. Et surtout, elle coûte cher. Certains managers passent des journées à enchaîner les meetings. En entreprise, une réunion, c’est souvent se donner bonne conscience de ne rien faire.

Déclencher et organiser une réunion est un acte managériale du quotidien mais qui doit être pris au sérieux.

Le souci majeur des réunions n’est pas la durée. C’est l’existence même des réunions qui est un problème. Pourquoi une réunion doit avoir lieu ? Quelles sont les conditions de réussite d’une réunion ? Bref autant de questions qui ne sont pas évoquées.

Quel est le but d’une réunion ?

Une réunion répond à un besoin. Une entreprise a un problème ou un besoin. Elle ne sait pas résoudre dans son fonctionnement normal. Les individus et les groupes qui composent l’organisation ne peuvent arriver à une solution.

Une solution optimale évidente ne semble pas exister. En effet, la nature du problème et du besoin peuvent affecter la résolution :

  • Fonctionnel. Le besoin nécessite plusieurs savoirs répartis dans différentes fonctions de l’entreprise.
  • Organisationnel. Le problème impacte plusieurs organisations au sein de l’entreprise.
  • Environnemental. L’environnement extérieur (marché, prestataire, partenaire, …) change. Il faut ajuster certains éléments.

L’objectif d’une réunion est de confronter les données et les points de vue entre les acteurs. L’issue de cette discussion est de trouver la solution idéale.

L’objectif d’un meeting est d’extraire du “jus de cervelle” de plusieurs personnes. C’est un moment où les individualités donnent collectivement plus de résultats que prises individuellement. C’est l’unique objet d’un meeting. Permettre à des forces individuelles d’être plus performantes à plusieurs.

C’est la première et seule chose à rechercher lors de la préparation d’une réunion.

Quels sont les bons ingrédients pour une réunion ?

Voici quelques règles pour avoir des réunions de qualité. Toutes ne sont pas obligatoires. Il est parfois nécessaire de faire sans. Néanmoins, une réunion, sans les éléments listés ci-dessous, risque de ne pas être productive.

  • Un ordre du jour avec un pour action clair sans discussion. Une bonne réunion, c’est un objectif. Elle doit aboutir sur une décision ou sur une action. Votre réunion peut ne pas aboutir à la résolution d’un problème global. Mais il doit y avoir un objectif intermédiaire. Par exemple : Lors d’un appel d’offre, décider d’une short list. Réduire le champs des choix possibles pour un projet.
  • Des rôles identifiés. Il est très difficile d’animer une réunion et de faire la prise de note en même temps. Il est donc essentiel de bien définir qui prend les notes pour faire le compte rendu. Le compte rendu devra rendre compte d’une synthèse de la réunion, du qui doit faire quoi, …
  • Des participants préparés. Les participants doivent arrivés à la réunion en connaissant le sujet. Ils ont reçu les documents que vous avez envoyé plusieurs jours avant. Le top étant qu’ils aient réfléchi au sujet en amont. Mais bon, si vous avez déjà les deux premiers points, c’est déjà bien.
  • Rappeler l’ordre du jour et les objectifs en début de réunion. Les noter en gros sur un paper board et visibles en permanence. Cela permet d’y revenir si la réunion s’égare dans des digressions trop longues. Avoir physiquement l’objectif toujours présent dans la salle aide à tenir la réunion.
  • Aligner tous les participants à l’objectif de la réunion. Ne nous voilons pas la face. L’entreprise n’est pas un lieu où règne en permanence que la concorde universelle. Il arrive parfois que les personnes ne soient pas toutes alignées. Pour des raisons personnelles, humaines, business, … Avant de commencer, prenez quelques instants pour rappeler pourquoi cette réunion a lieu. Ceci a pour objectif de les aider à dépasser leur point de vue pour rallier le bien commun.
  • Avoir tous les détenteurs de droit de veto dans la salle. On le sait, dans une organisation, les pouvoirs de décision sont parfois éparpillés. Et les pouvoirs de bloquer le sont tout autant. Voir plus. Une personne “décideur” doit être présente. Envoyer son n-1 qui ne peut acter une décision, cela ne sert à rien. Une réunion doit servir à acter un objectif. Même intermédiaire. Si la décision peut être remise en cause alors il y a un souci. Et donc la réunion n’a pas lieu d’être.
  • Avoir toutes les informations pour prendre une décision. Vous commencez la réunion. Tout d’un coup, on se rend compte qu’il manque des éléments. Impossible de réfléchir plus car sans information, la décision n’a pas de sens. L’animateur de la réunion doit vérifier que toutes les informations soient réunies pour arriver à l’objectif.
  • Être dans une situation confortable. Pour que la réunion se passe bien, vous devez être dans de bonnes conditions. Tout le monde doit être assis autour de la table (qui n’a pas fait une réunion avec les chaises d’à côté ?). Pour que les personnes donnent du “jus de cerveau” de qualité, vous devez les mettre dans les conditions où elles sont capables de donner une réflexion de qualité. Et donc cela passe par une situation physique confortable. Cela passe par l’eau, la température de la pièce, … C’est bête à dire mais ce n’est pas toujours le cas.
  • Avoir une personne qui est en mesure de trancher si besoin. Pourquoi les négociations internationales (comme celles de l’OMC) durent des années ? Parce qu’il n’y a pas d’institution supérieure qui est en mesure de trancher au-dessus. Personne ne peut forcer un état à signer un accord. Vous avez déjà du assister à des meetings où des managers s’opposent sur des points de vue. En l’absence d’une personne prenant une décision, c’est (parfois) un combat de coqs. Personne ne quitte la pièce en disant “Ok, on fait comme tu proposes”. C’est cet immobilisme qui coûte cher aux entreprises. Il est nécessaire d’avoir un décideur (représentant toutes les parties) pour aller de l’avant.
  • Faire un compte-rendu simple, clair et actionnable. Si vous avez bien réparti les rôles, une personne prend des notes. L’objectif d’un compte rendu n’est pas de retranscrire l’intégralité des données. Il doit refléter les informations importantes et les décisions prises. Et surtout qui doit faire quoi après.

Quels sont les bons ingrédients pour foirer sa réunion ?

Nous avons vu des éléments positifs à la bonne tenue d’une réunion. Voyons désormais les éléments qui permettent de bien perdre son temps.

  • Des participants qui font autre chose. Grand classique que l’on connaît tous. “Je connais le sujet donc je peux faire des emails”. Ou “je dois terminer un truc.” Je demande aux personnes de ne pas utiliser leur ordinateur ou leur téléphone. Mais bon, pas toujours avec succès.
  • Faire table rase du passé. Un autre grand classique. Une personne arrive et commence à tout reprendre de zéro. Commence à remettre en cause des décisions prises. Bref, un bon ingrédient pour perdre du temps.
  • Arriver les mains dans les poches. La personne doit apporter une contribution à la réunion. Mais elle n’a pas les données. Ou pas la bonne présentation. Elle a besoin d’y réfléchir. Bref, elle est arrivée sans savoir pourquoi elle venait.
  • Avoir trop de monde. Au-delà de 8 personnes, c’est un peu le chaos. Même si ce n’est pas toujours simple à mettre en oeuvre mais la fameuse théorie sur les pizzas est vraiment intéressante. (The Two Pizza Rule)

Quelques astuces pour les réunions

  • Si possible pas de réunion le matin sauf impossibilité. Le matin, c’est le moment où l’on est le plus productif, alors je me concentre sur les tâches à valeur ajoutée. N’avoir que le créneau de l’après-midi permet déjà d’éviter des réunions. Moins de temps disponible pour les réunions limite de facto le nombre de réunion.
  • Envoyez le coût le coût du meeting dans l’invitation.

Réfléchissez bien avant de déclencher une réunion !

Une réunion est un outil puissant mais comme les emails qui demande beaucoup d’attention. C’est très facile à actionner et cela peut vite vous submerger. Je vous encourage à vous poser les questions suivantes :

  • Est-ce que toutes les personnes vont avoir un apport positif à la réunion ?
  • Va t’il manquer quelqu’un ?
  • Est-ce que l’objectif de la réunion est atteignable ?
  • Quels peuvent être les éléments qui empêchent la bonne tenue d’une réunion ?

Si vous pouvez déjà répondre sans hésiter à ces éléments, alors vous êtes bien parti.

Et maintenant pour résumé, voici 9 règles simples à appliquer pour animer toutes vos réunions avec efficacité.

1. Choisissez le bon animateur

Le choix de l’animateur est important, car il est le « maître de cérémonie ». Il est celui qui maîtrise le sujet évoqué. C’est lui qui doit lancer les débats, gérer les échanges et faire respecter le timing.

Attention, il n’est pas forcément le plus élevé dans la hiérarchie.

2. Définissez le cadre avant la réunion

Déterminez l’objectif de la réunion.

À partir de celui-ci, établissez un ordre du jour logique, en partant du sujet le plus sensible, pour vous assurer qu’il sera évoqué à tête reposée, au moins important.

Composez votre liste des participants. N’invitez que les personnes directement intéressées par le sujet abordé et qui peuvent prendre des décisions en la matière. Pour les personnes intéressées, mais dont la présence n’est pas essentielle, envoyez un compte rendu rapidement après la réunion.

Enfin, fixez la durée de la réunion, en fonction des points précédents.

Adressez ces éléments à tous les participants.

3. Commencez à l’heure et n’attendez pas les retardataires

Préparez à l’avance tout le matériel nécessaire : PowerPoint, paperboard, projecteur… Il vaut mieux perdre 15 minutes en amont, plutôt que tout le monde patiente un quart d’heure que votre ordinateur s’allume, le projecteur se mette en marche, etc.

De même, ne faites pas perdre de temps aux personnes arrivées à l’heure en attendant les retardataires.

4. Rappelez le cadre en début de réunion

Reprécisez tout ce que vous avez établi en point 2 : objectif de la réunion, ordre du jour et durée des débats. Invitez tout le monde à intervenir en rappelant leur rôle au sein de l’instance, pour mettre à l’aise les personnes les plus timides.

5. Assurez un échange équilibré

Essayez de temporiser les personnes qui parlent le plus et cherchez, « sous forme de questions fermées et faciles, ceux qui sont plutôt en retrait »

Si l’animateur est très impliqué dans les échanges, cette mission peut être déléguée à une personne de l’instance.

6. Recentrez les discussions en cas de digression

Coupez court à toutes les répétitions et aux longues introductions qui peuvent se présenter comme des redites d’autres instances, et invitez les participants à aller droit au but. Si de nouveaux sujets sont soulevés, sans lien avec l’objectif de la réunion, prévoyez une autre séance : le point sera alors préparé et les bons interlocuteurs invités.

7. Concluez la réunion par un bref récapitulatif des points évoqués

En fin de séance, résumez les points clés et les décisions prises, avec pour chacune les suites à donner (responsables, délais et moyens d’action). Vous vous assurerez ainsi d’avoir tout compris, vous mettrez en valeur l’efficacité de la session et montrerez aux participants qu’ils ont été écoutés.

Vous pouvez aussi réaliser cette conclusion à la fin de chaque point. Chacun s’assurera ainsi d’avoir tout compris et tout dit.

8. Respectez l’heure de fin annoncée

Ne prolongez pas la séance. Il vaut mieux écourter une réunion et remettre à plus tard les sujets restants. Sans cela, les participants, qui suivent leur propre calendrier, ne seront plus aussi attentifs et efficaces.

9. Envoyez un compte rendu, tableau de bord jusqu’à la prochaine session

Établissez un compte rendu de la réunion. Il sera alors le tableau de bord de l’instance sur lequel tout le monde pourra s’appuyer pour prendre connaissance des décisions qui ont été prises, des délais décidés et des responsables désignés.

Pour l’écrire, désignez un responsable en début de séance.

En somme

Il n’y a pas de secret, pour animer une réunion efficace, il faut :

choisir un animateur

définir en amont le cadre de la réunion

commencer à l’heure

rappeler le cadre de la réunion en début de séance

assurer un échange équilibré

recentrer les discussions

conclure la réunion par une synthèse

respecter l’heure de fin prévue

établir un compte rendu.